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Home / Procedura accettazione
La seguente procedura ha lo scopo di definire le modalità operative adottate dal Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. al fine di garantire che le richieste dei cittadini Utenti siano soddisfatte nei tempi convenuti e di ottimizzare le attività relative all’accettazione amministrativa degli stessi.
A seguito dell’emergenza sanitaria, per il Covid-19, la procedura di accettazione è stata modificata, come da normativa nazionale e regionale, in continua evoluzione.
Tale procedura si applica:
• all’accettazione delle prestazioni di Radiodiagnostica convenzionale ed ecografia
• all’accettazione delle visite specialistiche ambulatoriali
NON APPLICABILE
SEG: Segreteria
FdL: Foglio di Lavoro
SSR: Servizio Sanitario Regionale
CdP: Cartella del Paziente
MMG: Medico di Medicina Generale
Programmazione Liste d’attesa
Presso il Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. la gestione delle liste d’attesa si differenzia a seconda che sia un primo accesso tramite CUP o altra tipologia di accesso (ad esempio visita di controllo).
• Visite di primo accesso tramite CUP: all’interno del gestionale CUP sono state create le classi di priorità, che in automatico, smistano le prenotazioni in base alla priorità richiesta. Nel caso in cui il Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. non abbia la disponibilità nelle tempistiche previste dalle classi di priorità, la SEG provvede alla
ricerca, per conto del paziente, la prima disponibilità, nell’intervallo di tempi previsti.
• Altra tipologia di accesso: vengono gestite tramite il software gestionale Themix; la SEG verifica il codice di priorità riportato sull’impegnativa, provvede a ricercare la prima disponibilità entro la tempistica definita; qualora non ci fosse disponibilità, viene inserita la dicitura “@gg” che permette alla SEG di ricercare, non appena si libera un appuntamento, i pazienti a cui proporre l’appuntamento stesso. Gli utenti vengono contattati in base alla data di prenotazione e alla classe di priorità.
Su richiesta dell’asl vengono elaborati i dati sui tempi d’attesa, che sono estrapolati dal gestionale Themix, prendendo come riferimento il giorno indicato da Regione Piemonte e verificando la prima data utile per tutte le prestazioni sotto monitoraggio.
Il Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. ha messo a disposizione dei cittadini varie modalità di prenotazione:
• diretta presso il Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. concordando il giorno in cui eseguire le prestazioni di radiologia convenzionale o ecografia e la visita specialistica; le prestazioni non necessitano di prenotazione in quanto sono ad accesso diretto.
• telefonica al numero 0161 423320 durante tutto l’orario di apertura del Centro
Le prestazioni del Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. sono erogate sia la mattina sia il pomeriggio con orari definiti e comunicati al cittadino-utente direttamente dal personale della segreteria amministrativa e tramite tabelloni posti all’ingresso.
L’addetto alla SEG verifica che la prescrizione medica presentata dal cittadino Utente richieda prestazioni erogabili dal Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. e che sia
correttamente compilata in tutte le sue parti, prende in carico l’impegnativa con la scansione del codice a barre e formalizza la prenotazione, verificando che gli esami richiesti siano scritti correttamente e siano inseriti nel nomenclatore tariffario.
La prenotazione può essere effettuata solo se la prescrizione medica è compilata correttamente, in caso contrario, l’impegnativa dematerializzata non consente di proseguire con la prenotazione.
In alcune situazioni, in cui le problematiche sono facilmente risolvibili, la prenotazione è comunque formalizzata informando l’utente di esibire la prescrizione corretta il giorno di esecuzione della prestazione specialistica. Si forniscono inoltre istruzioni all’Utente affinché il proprio medico possa apportare le correzioni necessarie.
In fase di accettazione, se trattasi di Utente di sesso femminile in età fertile che deve sottoporsi a esami di Diagnostica per Immagini, la SEG consegnerà il consenso informato alle donne in età fertile, (MOD3PG02) per l’autocertificazione.
La SEG fornisce all’utente, se previste, le indicazioni sulla preparazione all’esame diagnostico e alle visite specialistiche ambulatoriali (MOD9PG15 preparazione esami
ecografici, MOD7PG15 preparazione ecodoppler vascolare, MOD18PG15 polisonnografia).
In caso di esame citologico urinario, la SEG consegna i contenitori per la raccolta, il foglio contenente le indicazioni per la preparazione all’esame e il modulo da consegnare al MMG che l’utente dovrà riconsegnare la Centro compilato, all’atto dell’esecuzione dell’esame.
La prenotazione è registrata a cura della SEG sull’apposita agenda di WLAB sulla quale sono riportati i dati previsti nel paragrafo successivo. La SEG consegna all’Utente il
promemoria generato da WLAB indicante la data, l’ora dell’appuntamento ed eventuali note per l’utente (accertamenti diagnostici precedenti da portare al momento dell’erogazione della prestazione, farmaci necessari all’erogazione della prestazione); viene consegnata anche l’istruzione per la preparazione all’esame, se prevista.
La prenotazione telefonica è accettabile solo se l’Utente è già in possesso della prescrizione medica. La SEG. richiede all’Utente di leggere il tipo di esame che deve effettuare, e dopo aver verificato che rientra tra le prestazioni erogabili dal Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l., concorda con l’Utente il giorno e l’ora per l’effettuazione dell’esame e registra sull’agenda di WLAB specifica del settore:
♦ il nome e cognome dell’utente
♦ numero di telefono
♦ la data e l’ora di prenotazione
♦ la data di richiesta della prestazione
Contestualmente, la SEG richiede il codice a barre indicato sulla dematerializzata e il codice fiscale dell’utente in modo da verificare che l’impegnativa non sia già stata presa in carico. Nel caso in cui l’impegnativa non possa essere presa in carico (prenotazione già effettuata presso altro centro, campi errati …), il gestionale mostra un avviso di errore e l’utente viene invitato a far correggere l’impegnativa.
Qualora l’utente richieda la prestazione della dietista, la prenotazione viene registrata in agenda cartacea dedicata.
Contestualmente la SEG comunica all’utente il giorno, l’ora della prenotazione per l’effettuazione dell’esame/visita specialistica portando con sé:
φ La prescrizione medica (impegnativa);
φ Il codice fiscale;
φ Il documento d’identità;
φ Esami necessari all’effettuazione dell’indagine (se previsti);
φ Esami diagnostici personali, se precedentemente effettuati;
φ Il farmaco assunto, se in terapia (prevalentemente per le prestazioni del poliambulatorio).
Nel caso in cui sia necessaria una preparazione specifica per l’esecuzione dell’indagine o la scheda informativa o il consenso informato, in accordo con l’Utente o si invia il tutto allo stesso via email o si invita l’Utente o suo delegato, a ritirare nei giorni successivi la documentazione presso il Centro.
Nel caso in cui la prenotazione telefonica venga effettuata direttamente da Case di Cura o di Riposo per loro Ospiti, la SEG si accerta del tipo di disabilità del paziente. Se trattasi di pazienti che necessitano di trasporto barellato o in carrozzina, in accordo con la struttura, il paziente accede al centro con un percorso preferenziale, con prenotazione di effettuazione esame all’inizio o alla fine della seduta lavorativa, per evitare disagi all’ utente.
Periodicamente, in sede di valutazione degli indicatori, il RGQ provvede ad elaborare i tempi medi d’attesa (obiettivo: rispetto della legislazione vigente per le prestazioni di diagnostica strumentale) per l’erogazione delle prestazioni allo scopo di valutare nel tempo l’adeguatezza delle risorse messe a disposizione.
Il giorno concordato per l’esecuzione della prestazione, l’utente si presenta allo sportello all’ora stabilita.
Accettazione mediante impegnativa medica.
L’addetto all’accettazione, ricevuta la prescrizione o la richiesta, verifica che in essa siano riportati i seguenti dati:
• nome e cognome dell’utente;
• indirizzo;
• età;
• data emissione (di validità);
• esame diagnostico richiesto;
• quesito diagnostico.
L’addetto inserisce poi al terminale, utilizzando i codici, le prestazioni richieste come definite nell’impegnativa.
Inoltre, il personale della segreteria richiede il consenso informato al trattamento dei dati personali e sensibili, ai sensi della legislazione vigente, attraverso l’apposita modulistica stampata su carta intestata del Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. (MOD1PG15).
Gli esenti non pagano alcun ticket secondo la vigente normativa.
Nel caso in cui siano richieste prestazioni che il Centro Diagnostico Ciglianese S.r.l. non è in grado di effettuare, si dà comunicazione immediata all’utente che può decidere di rinunciare all’accettazione oppure eseguire solo le prestazioni erogabili.
Allorché la tipologia di prestazione diagnostica preveda che l’utente debba portare esami specifici, l’addetto se ne accerta.
Qualora l’utente non abbia seguito le istruzioni impartite è possibile:
1. Concordare una nuova data di erogazione della prestazione;
2. Eseguire solo alcune prestazioni, che non richiedono il consulto degli esami richiesti e prenotare una nuova data per gli altri.
L’addetto all’accettazione verifica che l’accettazione venga eseguita nel giorno corrente, verifica che l’utente allo sportello sia il titolare della dematerializzata, dietro richiesta di un documento di identità, seleziona la branca interessata (laboratorio analisi, poliambulatorio, diagnostica per immagini), scansiona il codice fiscale, con cui verifica se l’utente è già presente in anagrafica oppure no.
Contestualmente, consegna all’utente l’informativa per il trattamento dei dati personali.
a) Utente già presente nel terminale:
l’addetto verifica tutti i dati anagrafici presenti nel terminale, verifica l’indirizzo ed il numero di telefono dell’utente. Tutte le altre informazioni utili vengono acquisite direttamente con la scansione del codice fiscale.
b) Utente che accede per la prima volta alla ns. sede:
l’addetto inserisce i seguenti dati:
• cognome e nome;
• codice fiscale;
• comune di residenza e via/c.so/piazza;
• indirizzo completo;
• numero di telefono.
In caso di utente nato all’estero, il codice fiscale viene inserito dall’addetto alla SEG, insieme al luogo di nascita.
Sulla seconda mascherina di accettazione si inserisce:
- numero di codice dell’impegnativa.
Dopo aver eseguito l’accettazione la SEG per gli esami ecografici e per gli esami radiografici appronta la cartelletta della prestazione con i dati anagrafici del paziente, se previsto, il consenso informato, la prescrizione medica del tipo di esame diagnostico da effettuare, la scheda informativa (se richiesta), gli esami necessari all’effettuazione dell’esame (se richiesti) che consegna al TSRM/MR prima dell’erogazione dell’esame.
La SEG invita l’utente ad accomodarsi in sala d’attesa.
Si procede come per le prestazioni di diagnostica per immagini.
Per le prestazioni di laboratorio, si rimanda alla PGLAB01.
Per le prestazioni di Radiodiagnostica e visite specialistiche, TSRM/MR/MSPE si accerta dell’identità dell’utente chiamandolo attraverso la lista di lavoro direttamente dalla Sala d’attesa ed accompagnandolo nella sala diagnostica.
La conservazione dei documenti viene attuata secondo quanto descritto nella PG21.
Qualora un utente richieda una copia del referto:
- per le prestazioni di laboratorio analisi e per le visite specialistiche la consegna è immediata, poiché il referto viene stampato direttamente dal gestionale Themix, già validato;
- per la diagnostica per immagini la consegna avviene entro tre giorni dalla richiesta.
La SEG invita i pazienti a seguire le indicazioni della cartellonistica presente e dividersi secondo le indicazioni; si accerta con discrezione dell’identità del paziente in caso di ripetersi di esami e chiede, sempre discretamente, i dati relativi alla compilazione delle nuove cartelle.
MOD1PG15 Consenso informato
MOD2PG15 Consenso informato HIV
MOD3PG15 Informativa sul trattamento dei dati personali e particolari (art. 13 GDPR
2016/679)
MOD4PG15 Consenso informato esecuzione elettrocardiogramma da sforzo
MOD6PG15 Rinuncia esami
MOD10PG15 Prenotazione visita dietista
MOD12PG15 Elenco terapie Nomenclatore
MOD13PG15 Cauzione apparecchio holter
MOD14PG15 Informativa e consenso all’intervento chirurgico ambulatoriale
MOD15PG15 Informativa e consenso al servizio referti on line MOD16PG15 Monitoraggio cardio respiratorio notturno
MOD17PG15 Scala sonnolenza di Epworth
MOD18PG15 Polisonnografia dinamica ambulatoriale – polisonnografia
MOD19PG15 Registro prestazioni richieste dagli utenti attualmente non eseguibili
MOD21PG15 Consenso informato psicologo per minori
MOD22PG15 Consenso informato infiltrazioni
MOD23PG15 Tracciabilità holter
MOD3PG02 Scheda informativa a donna in età fertile
PG21 Gestione dei documenti di registrazione della qualità e documentazione sanitaria CdP su Themix
Agende prenotazioni esami su Themix
P.zza Ariotti, n.2
13043 - Cigliano (VC)
Si comunica alla gentile clientela che
il CENTRO DIAGNOSTICO CIGLIANESE
sarà chiuso dal 24/12/24 al 01/01/25.
Riprenderà la sua normale attività dal 2/1/25.
Grazie
La Direzione